Volgens het woordenboek van Van Dale: werk dat of daad die door iemand belangeloos, gratis verricht wordt. Dat het over oude papieren gaat, als we spreken over archieven en archivering, is duidelijk. Dat het liefdewerk is, blijkt uit het feit dat het archiveren, zoals dat in een plaatselijke kerk en in het landelijk kerkverband gebeurt, geen betaald werk is.
Waar komt het archiveren vandaan?
De Bijbel zelf is hèt document van schriftelijke vastlegging. Gods openbaring de eeuwen door is schriftelijk vastgelegd in de boeken van de Bijbel.
In de Bijbel zelf komen we verschillende keren de opdracht tegen om woorden of daden vast te leggen. Heeft de Here God zelf niet de Tien Woorden geschreven op de twee stenen tafelen? (Ex. 24,12). In Exodus 17,14 lezen we dat de Here expliciet opdracht geeft om een oorkonde te maken van de strijd tegen Amalek bij Rafidim. En de apostel Johannes krijgt op Patmos van de verhoogde Christus de opdracht: wat u ziet, schrijf dat op een boekrol (Openb. 1,11).
Heeft de Heiland zelf bij zijn verzoeking door de duivel niet tot driemaal toe gezegd: er staat geschreven? (Matth. 4,4.7.10).
In Handelingen 15 – altijd een belangrijk hoofdstuk als het gaat over de kerkelijke organisatie en -besluitvorming – wordt het besluit van het apostelconvent niet alleen mondeling overgebracht door een zware delegatie (Paulus, Barnabas, Judas en Silas), maar hen op schift meegegeven (vers 23). De brief wordt (vers 30) aan de gemeente te Antiochië overhandigd.
In de jonge gereformeerde kerken van na de Reformatie is van meet af nadruk gelegd op het optekenen van wat een kerkenraad besluit.
We komen dat tegen in de artikelen van het Convent van Wezel (1568): Gelijkerwijs wij ook om vele redenen achten niet alleen profijteljk, maar noodzakelijk te zijn, dat een van de ouderlingen daartoe uit de andere te verkiezen, naarstiglijk aantekene in een bijzonder boek de akten des kerkenraads (hfdst. IV, artikel XIII), (naarstiglijk is: ijverig en netjes).
Zes jaar later (1574) besloot de Provinciale Synode der Kerken van Holland en Zeeland: In alle konsistorien zal een zeker boek wezen, daarin naarstiglijk en getrouwelijk opgetekend zal worden, wat tot regering der kerk dient.
Tot het hebben van een vaste scriba die belast is met het schrijven van de notulen en de afhandeling van de correspondentie wordt besloten door de Synode van Middelburg (1581). De formulering van die synode wordt 38 jaar later overgenomen door de bekende synode van Dordrecht 1618-19.
In de Dordtse kerkorde staat in art. XXXIV: In alle samenkomsten zal bij de preses een scriba gevoegd worden, om naarstiglijk op te schrijven hetgeen waardig is opgetekend te zijn.
Waarom moet er gearchiveerd worden?
In de wereld van het archiveren worden altijd drie redenen genoemd om de dingen vast te leggen en zó te bewaren dat ze teruggevonden kunnen worden.
Bewijsfunctie. Het archief geeft antwoord op de vraag: Wat is er besloten? Wat vastgelegd is, dient als bewijs: zo is besloten. Omdat de dingen schriftelijk vast liggen, kan ook voorkomen worden dat later onnodig over dezelfde zaak gehandeld wordt.
Geheugenfunctie. Een goed archief geeft ook antwoord op de vraag: Wat is er gedaan? Het archief is het geheugen van de kerk. Weten we nog wel waar we vandaan komen en wat de diepste redenen waren om niet mee te gaan met de Vereniging in 1892?
Omdat het kerkelijk archief het geheugen van de kerk is, hechten we ook zo aan de veiligheid van een archief. Wie wel eens in een professioneel archief geweest is, weet hoeveel zorg er besteed wordt aan veiligheid en bescherming: speciale ruimte, constante temperatuur, constante waarde luchtvochtigheid, sprinklerinstallaties, verhoogde drempel (om waterschade tegen te gaan), enz.
Uw meest waardevolle paperassen liggen toch niet in een keukenkastje onder het aanrecht?
Historische functie. Het archief dient ook het (wetenschappelijk) onderzoek. De geschiedenis van de CGK – maar er zijn natuurlijk ook heel wat andere (deel)onderwerpen te bedenken – is alleen maar goed te beschrijven, omdat er archiefonderzoek gedaan kan worden.
Archiveren in de CGK
We kijken eerst in de kerkorde – het besluitenlijstje van de generale synodes, zei prof. Van ’t Spijker eens op college – wat er besloten is over archiveren.
Het artikel over de scriba (35) is qua inhoud nog altijd hetzelfde als in de DKO: In alle vergaderingen zal naast de preses een scriba worden aangewezen die zorgvuldig notuleert wat voor schriftelijke vastlegging van waarde is.
Het gaat dan om de besluiten en de gronden waarop zij rusten. Ook de hoofdmomenten van de discussie worden genotuleerd, zodat na te gaan is, hoe de vergadering tot een besluit kwam.
Er worden verschillende namen gebruikt voor de besluiten van kerkelijke vergaderingen. Handelingen is de oudste. Acta (Latijn) betekent: het volbrachte of de daden. Notulen is afgeleid van notula (ook Latijn) dat tekentje of het opgetekende betekent.
Daarnaast vinden we een apart artikel over de archieven (45): Iedere kerk heeft behoorlijk zorg te dragen voor haar archief. Dit geldt ook voor de classis en de synode. Elke meerdere vergadering heeft hierbij toezicht te houden op haar mindere.
In de kleine letters van art 45 wordt verwezen naar bijlage 29: het reglement voor het deputaatschap kerkelijke archieven.
Dat deputaatschap werd door de generale synode van 1989 (Acta, art. 153) in het leven geroepen.
Niet dat er vóór die tijd geen aandacht was voor het archief – integendeel. Tot 1989 benoemde de synode een archivaris (en later ook een tweede archivaris) en bestond er een deputaatschap controle van het synodaal archief. Het deputaatschap kerkelijke archieven is een samenvoeging van beide instellingen.
Kort samengevat hebben deputaten tot taak:
- het zorgdragen voor het beheer van het archief van de generale synode en de synodale deputaatschappen;
- het adviseren van de archivarissen van de andere kerkelijke vergaderingen en van plaatselijke kerken bij het beheren en bewerken van hun archief;
- het verantwoordelijk zijn voor het landelijk documentatiecentrum in Veenendaal.
Daar hoort ook bij, dat deputaten de plaatselijke kerken moeten stimuleren hun archief goed op orde te hebben. In een plaatselijk archief worden opgenomen:
de notulen van de kerkenraad, belangrijke correspondentie, reglementen voor verkiezing van ambtsdragers, voor namens de kerkenraad ingestelde commissies, maar ook wie er wanneer gedoopt is, belijdenis heeft gedaan, getrouwd is en wie overleden is. Vaak heeft de kerkenraad naast de scriba een archivaris benoemd om het archief vorm te geven en zorg te dragen voor aanvullingen. Een inventarislijst waarop systematisch het archief is ingedeeld, is een handig hulpmiddel.
Deputaten beleggen in samenwerking met de archivarissen van de GKv en de NGK regionale toerustingsavonden om plaatselijke scriba’s en archivarissen te instrueren.
Via de mail zijn onze eigen archivarissen altijd bereid om advies op maat te geven, wanneer een scriba/archivaris daarom vraagt.
In de kleine letters van art 45 wordt ook verwezen naar bijlage 63: regeling voor het beheer van de archiefbescheiden van een kerkelijke vergadering, waarin verschillende bepalingen staan over wat archiefbescheiden (-stukken) zijn, over het beheer van recent en ouder archief.
Digitaal archieveren?
Men zou kunnen denken dat het deputaatschap kerkelijke archieven alleen maar bezig is met oud papier – letterlijk.
Dat is niet waar. De intrede van de computer heeft ook in de kerken voor een omslag gezorgd, met alle voordelen, maar ook met alle nadelen vandien.
Hoe veilig zijn stukken van de kerkenraad nog, als die verspreid worden onder de kerkenraadsleden, die dat dan elk op hun eigen pc hebben? Die kerkenraadsleden leveren aan het eind van hun zittingsperiode hun pc niet in. En ook als de pc een tweede leven krijgt in Afrika, staan de notulen van zoveel jaren geleden nog op de harde schijf.
En als er dan zoveel per pc gedaan wordt, hoe moet dat dan gearchiveerd worden? Toch maar weer alles uitprinten en opslaan? Of is er een andere (maar wel veilige) methode?
Deputaten zijn met deze vragen al jaren bezig.
Het zou heel makkelijk geweest zijn om maar wat te roepen of te schrijven hierover. Deputaten zouden er dan later erop terug hebben moeten komen, omdat de ontwikkelingen op digitaal gebied nu eenmaal razendsnel gaan.
Van de huidige generale synode kregen deputaten de opdracht om een pilot te starten met een tweetal deputaatschappen voor het digitaal aanmaken en opslaan van bestanden.
Deputaten gaan gebruik maken van Office365 (verschillende kerkenraden werken daar ook al mee) en hebben ter ondersteuning een bedrijf in de arm genomen dat gespecialiseerd is in kerkelijke administratie en archieven.
Enerzijds ligt de nadruk op de veiligheid en anderzijds op het archiveren.
Veiligheid: er wordt gewerkt met autorisaties: je wilt toch niet dat iedereen in je stukken kan snuffelen?
Archief: als er van meet af aan een duidelijke structuur is in de stukken, dan is archiveren niet anders dan: wegzetten in een (beveiligde) cloud.
Toegankelijkheid
Wat heb je aan een uitstekend archief, waarin wel alles bewaard is, maar waarin je de dingen die je zoekt, niet kunt vinden?
Daarom wordt een archief ook altijd beschreven, zoals dat heet. Welke stukken bevat het archief.
Wat heb je aan een landelijk kerkelijk archief als je er niet bij kunt komen?
Het Rijksarchief te Utrecht waar het landelijk archief van de CGK is opgeslagen kan digitaal geraadpleegd worden. Op de vergadering van de synode in 2019 lieten deputaten tot hilariteit van de afgevaardigden dat zien door een brief op het scherm te tonen van een synode die bij de overheid bezwaar maakte tegen de afschaffen van de doodsstraf.
Digitaal is het archief dus al te raadplegen.
