Het geheugen van de kerk

In ons leven bouwen we een archief op van belangrijke documenten, zoals onze dooptekst, foto’s, diploma’s, hypotheekaktes, kaarten en brieven. Ook de kerk heeft een geheugen, zowel plaatselijk als landelijk. Het archief van de CGK wordt beheerd door het deputaatschap Kerkelijke Archieven, dat deels wordt opgeslagen in het Stadsarchief in Rotterdam en het Utrechts Archief. Twee archivarissen, Liesbeth ’t Hart (39) en Rien den Harder (67), houden zich bezig met het kerkelijk archief. Wat zijn hun werkzaamheden? En wat maakt het werk betekenisvol? Ze vertellen vol trots over enkele pareltjes uit het archief.

Sinds 2014 is een deel van het archief van de CGK gedeponeerd in het Stadsarchief in Rotterdam, dat 75 strekkende meters omvat. Elke vrijdag zijn Liesbeth ’t Hart en Rien den Harder te vinden in het Stadsarchief om de kerkelijke documenten van de CGK te archiveren. Ze beginnen ’s ochtends vroeg om 8 uur. Op een karretje staat het archiefwerk waarmee ze aan de slag gaan. Er moet een logische indeling worden gemaakt van al het materiaal dat binnenkomt. Daarnaast gaan de nietjes eruit en wordt het papier uit plastic mapjes gehaald. Er moet ook veel ontdubbeld worden. Alleen de originele stukken blijven bewaard, want die zijn ook rechtsgeldig. De kopietjes worden vernietigd en gaan in de container bij het oud papier, waarna het door het Stadsarchief op professionele wijze wordt vernietigd. Alvorens het archiefmateriaal wordt bewerkt, gaat het eerst in quarantaine om te voorkomen dat schimmels en zilvervisjes het archief kunnen aantasten. De papieren worden in archiefmappen en onder bepaalde condities bewaard: zuurvrij en op de juiste temperatuur.

Taken van het deputaatschap Kerkelijke Archieven

De belangrijkste taak van het deputaatschap Kerkelijke Archieven, dat uit acht leden – waaronder twee archivarissen – bestaat, is om zorg te dragen voor een zo compleet en toegankelijk mogelijk beeld van de geschiedenis van de Christelijke Gereformeerde Kerk in Nederland. Rien: “Het deputaatschap Kerkelijke Archieven bestaat onder deze naam al vanaf 1984. Daarvoor werd het van 1951-1983 Synodaal Archief genoemd en weer daarvoor heette het ook Kerkelijke Archieven. Het deputaatschap bestaat dus al heel lang.” Destijds heeft de synode bepaald dat het kerkelijk archief van de CGK beheerd moet worden. Het vormt immers het geheugen van de kerk. Liesbeth: “De missie van het deputaatschap is om de geschiedenis van de CGK op landelijk niveau te bewaren, zodat het in de toekomst op een toegankelijke manier beschikbaar is. Het archiefwerk is vanuit historisch oogpunt erg belangrijk en het draagt bij aan het historisch besef van het kerkelijk leven binnen de CGK. Het geeft inzicht in hoe men bepaalde zaken in die tijd beleefde en inzicht in hoe bepaalde besluiten in het verleden genomen zijn.”

Beheer van het kerkelijk archief

De generale synode vindt eens in de drie jaar plaats; dan worden alle notulen van de zittingen en de besluiten die tijdens de synode zijn genomen vastgelegd in de Acta. De synode heeft bepaald dat alle archiefstukken uit de voorlaatste synodeperiode moeten worden aangeleverd aan het deputaatschap Kerkelijke Archieven, sowieso alles tot 2016. Het is de bedoeling dat, naast de notulen met besluiten van de synode, de notulen en stukken van elk deputaatschap worden bewaard. Denk aan belangrijke correspondentie, jaarrekeningen, publicaties en rapportages. Rien: “Wij geven als deputaatschap Kerkelijke Archieven op aanvraag ook advies aan plaatselijke kerken voor het beheren en bewerken van hun archief.”

Liesbeth: “Het materiaal dat zich in het Stadsarchief in Rotterdam bevindt, is eigenlijk werkvoorraad. Het is namelijk de bedoeling dat het archief wordt overgedragen aan het Utrechts Archief, waarna het toegankelijk wordt voor onderzoekers en geïnteresseerden. Dat archief is door het Rijk aangewezen als landelijke bewaarplaats van alle kerken in Nederland die de kerkelijke archieven kosteloos beheert. Er kan dus via het Utrechts Archief materiaal worden opgevraagd als er bijvoorbeeld onderzoek wordt gedaan naar een predikant, of bij aanvraag van een koninklijke onderscheiding. Er gelden wel bepaalde voorwaarden bij de inzage van het archiefmateriaal, zeker als het gaat om het digitaliseren van archiefstukken. Je kunt niet zomaar iets online publiceren, vanwege de strenge AVG-wetgeving. Het Utrechts Archief is strikt als het gaat om het publiceren van archiefmateriaal, zeker bij stukken die niet ouder zijn dan honderd jaar. Deputaten Kerkelijk Archief hebben zelf ook steeds meer digitale bestanden in beheer, zoals uitgezonden livestreams van generale synodes. Bij het digitaal bewaren van archief is het belangrijk om ervoor te zorgen dat alleen de juiste mensen toegang hebben tot het bestand en dat het niet massaal wordt verspreid. Het gaat soms om vertrouwelijke stukken met persoonsgegevens. Er wordt nu serieus nagedacht over de opslag van digitale bestanden: een pilot moet de haalbaarheid van de opslagstructuur bepalen.”

Pareltjes uit het archief

Liesbeth ’t Hart studeerde geschiedenis in Leiden en volgde een eenjarige archiefopleiding. Ze is werkzaam als documentbeheerder bij Rijkswaterstaat en is nu alweer twaalf jaar archivaris binnen het deputaatschap Kerkelijke Archieven. Ze kan haar kennis en expertise vanuit haar werkveld goed gebruiken bij het archiefbeheer. Liesbeth: “Het kerkelijk archief geeft een inkijk in het werk van de verschillende deputaatschappen. Zo vind ik het boeiend om archiefstukken te lezen over het zendingsveld. Het is interessant om na te gaan wat de zendelingen doen en ervaren.” Rien den Harder is gepensioneerd en is scriba van de CGK in Soest. Rien: “Na mijn studie wiskunde was ik werkzaam in de ICT van het bankwezen, maar ik heb archiefwerk altijd leuk gevonden. Nu ben ik alweer ruim zes jaar de tweede archivaris binnen het deputaatschap Kerkelijke Archieven. Een bijzondere parel die ik heb ontdekt, is die van jongerenorganisatie CGJO en haar voorlopers (begin 1904). Inmiddels is de CGJO, die in 1978 ontstond, vorig jaar gefuseerd met de jongerenvereniging van de NGK. Het archief van de CGJO stond nog op zolder bij de TUA. Het is uniek dat we zulk oud materiaal hebben. Momenteel staan er bij ons 35 archiefdozen klaar om uitgezocht te worden. Alle correspondentie (met andere verenigingen) wordt nu op jaartal en plaatsnaam gesorteerd.”